დამტკიცებულიაშპს საზოგადოებრივი კოლეჯის “XXI საუკუნე”
დირექტორისბრძანებით№11 ,  12.01.2012
განახლებულია დირექტორისბრძანება №5, 07.05.2014
                                                                                   
შპს საზოგადოებრივი კოლეჯისXXI საუკუნე”
საქმისწარმოების ერთიანი წესი

მუხლი 1. ზოგადი დებულებები
1.1. ,,საქმისწარმოების ერთიანი წესი" განსაზღვრავს საქმისწარმოების ორგანიზების სისტემას, ადგენს დოკუმენტებსა და მოქალაქეთა განცხადებებზე, წერილებზე მუშაობის წესს.
1.2. ამ დოკუმენტით განსაზღვრული მუშაობის წესი სავალდებულოა ყველა თანამშრომლისათვის.
1.3. თანამშრომლებს ეკისრებათ პასუხისმგებლობა სამსახურებრივი დოკუმენტების მოვლისა და მათში ასახული ინფორმაციის დაცვისათვის.
1.4. დოკუმენტის დაკარგვის თაობაზე თანამშრომელმა უნდა განუცხადოს შესაბამისი სამსახურის უფროსს. ასეთ შემთხვევაში ტარდება სამსახურებრივი მოკვლევა.
1.5. შვებულებაში, მივლინებაში წასვლის ან ავადმყოფობის შემხთვევაში თანამშრომელი მასზე რიცხულ დოკუმენტებს სამსახურის უფროსის მითითებით გადასცემს სხვა თანამშრომელს. სამსახურიდან გათავისუფლების შემთხვევაში კი ყველა დოკუმენტს აბარებს სამსახურის უფროსს. დოკუმენტის ჩაბარებისას მიმღები ხელს აწერს დოკუმენტის მიღების შესახებ.
1.6. საქმისწარმოების წესის დაცვისათვის პასუხისმგებლობა ეკისრებათ თითოეულ თანამშრომელს, რომელიც მოქმედებს თავისი უფლებამოსილების ფარგლებში და ახორციელებს საქმისწარმოებასთან დაკავშირებულ პროცედურებს.
1.7. კოლეჯის საქმეთამმართველს ევალება:
ა) შემოსული დოკუმენტების აღრიცხვა;
ბ) დოკუმენტების გადაცემა ხელმძღვანელობისათვის და შემსრულებლებისათვის;
გ) დოკუმენტების შესრულებაზე კონტროლი და ხელმძღვანელობისათვის შესრულების მიმდინარეობის შესახებ ინფორმაციის მომზადება;
დ) დოკუმენტებზე მუშაობის ტექნიკური უზრუნველყოფა;
ე) გასული დოკუმენტების აღრიცხვა და დაგზავნა;
ვ) ინფორმაციის გაცემა კოლეჯში შემოსულ დოკუმენტებზე, მისი შესრულებისა და გასული კორესპონდენციის დაგზავნის შესახებ;
ზ) დოკუმენტების მომზადების ვადებისა და გაფორმების წესის დაცვის კონტროლი;
თ) შესრულებული დოკუმენტის ჩამოწერა და საქმეში მოთავსება;
კ) დასრულებული დოკუმენტების საქმეებად ფორმირება და დაარქივება;

მუხლი 2. დოკუმენტაციის სახეები
2.1. საქმისწარმოება მიმდინარეობს შემდეგი სახის დოკუმენტაციაზე:
ა) შემოსული დოკუმენტაცია;
ბ) გასული დოკუმენტაცია;
გ) ბრძანებები;
დ)ხელშეკრულებები;

მუხლი 3. შემოსული კორესპონდენციის მიღება, აღრიცხვა (რეგისტრაცია) და დაგზავნა
3.1. კოლეჯში შემოსული დოკუმენტი რეგისტრირდება მიღებისთანავე სარეგისტრაციო ჟურნალში. უცხო ენაზე მიღებული კორესპონდენცია რეგისტრაციისთანავე გადაეცემა თარგმნისათვის შესაბამის სამსახურს და თარგმანითურთ უბრუნდება კანცელარიას. კორესპონდენცია რეგისტრაციისთანავე გადაეცემა კუთვნილებისამებრ პასუხისმგებელ პირს ინფორმაციული დამუშავებისთვის.
3.2. შემოსული დოკუმენტაციისა და შემოსული განცხადებების აღრიცხვა.
ა) სახელმწიფო და კერძო ორგანიზაციებიდან მიღებული კორესპოდენცია აღირიცხება ,,შემოსული დოკუმენტაციების აღრიცხვის ჟურნალში“. ,,შემოსული დოკუმენტაციების აღრიცხვის ჟურნალში“ აღინიშნება: რიგითი ნომერი (1,2,3,4 და ა.შ), შემოსული კორესპოდენციის ნომერი და თარიღი, ადრესატი, მოკლე შინაარსი, შემსრულებლის ვინაობა, შემსრულებლის ხელისმოწერა, შესრულების მდგომარეობა და საქმის ნომერი, რომელშიც ჩაკერებულია დოკუმენტი;
ბ) სტუდენტების, თანამშრომლების და მოქალაქეთა განცხადებები აღირიცხება ,,შემოსული განცხადებების რეგისტრაციის ჟურნალში“. ,,შემოსული განცხადებების რეგისტრაციის ჟურნალში“ აღინიშნება: აღინიშნება: რიგითი ნომერი (1,2,3,4 და ა.შ), შემოსული განცხადების თარიღი და ნომერი, ადრესანტი, მოკლე შინაარსი, შემსრულებლის ვინაობა, შემსრულებლის ხელისმოწერა და შესრულების მდგომარეობა და საქმის N, რომელშიც ჩაკერებულია განცხადება;

მუხლი 4. გასული კორესპონდენციების აღრიცხვა
4.1. კოლეჯის საქმიანობიდან გამომდინარე შექმნილი დოკუმენტაცია - წერილები, განცხადებები, პასუხები სახელმწიფო და კერძო ორგანიზაციებიდან მიღებულ დოკუმენტებზე და სხვა, აღირიცხება ,,გასული დოკუმენტაციების აღრიცხვის ჟურნალში“. ,,გასული დოკუმენტაციების აღრიცხვის ჟურნალში“ აღინიშნება: რიგითი ნომერი (1,2,3,4 და ა.შ), გასული კორესპოდენციის თარიღი და ნომერი, ადრესატი, მოკლე შინაარსი, ფურცელთა რაოდენობა, შემოსულ დოკუმენტაციის ნომერი და თარიღი (თუ დოკუმენტი წარმოადგენს შემოსული დოკუმენტაციის პასუხს), შემსრულებლის სახელი, გვარი და ხელმოწერა;
4.2. სტუდენტზე, კურსდამთავრებულზე, კოლეჯის და თანამშრომლებზე, გაცემული ცნობები აღირიცხება ,,გასული ცნობების სარეგისტრაციო ჟურნალში“. ,,გასული ცნობების სარეგისტრაციო ჟურნალში“ აღინიშნება: რიგითი ნომერი (1,2,3,4 და ა.შ), გაცემული ცნობის თარიღი და ნომერი, ადრესატი, მოკლე შინაარსი, შემსრულებლის სახელი, გვარი და ხელმოწერა.

მუხლი 5. დოკუმენტების აღრიცხვა, მოძრაობა და გაფორმება
5.1. კანცელარიის და სტუდენტთა რეგისტრაციის სამსახურისთვის გადაცემული დოკუმენტების აღრიცხვაზე, მოძრაობასა და შენახვაზე პასუხისმგებელია საქმეთამმართველი.
5.2. დაუშვებელია დოკუმენტის ხელახალი რეგისტრაცია და სხვა სარეგისტრაციო ნომრის მინიჭება.
5.3.  ნებისმიერი ოფიციალური დოკუმენტი ან მოქალაქის წერილი, რომელსაც მიიღებს კოლეჯის (ადმინისტრაცია) თანამშრომელი, აუცილებლად უნდა აღირიცხოს სარეგისტრაციო ჟურნლში სათანადო წესით.  
5.4. კოლეჯის დირექტორს კორესპონდენცია მიეწოდება საქმეთამმართველის მეშვეობით.
54.5. დოკუმენტების დამუშავება და შემსრულებლისათვის გადაცემა ხორციელდება მათი შემოსვლის დღეს ან მომდევნო სამუშაო დღეს.
5.6. შემოსული დოკუმენტის დაუყოვნებლივ შესრულების საჭიროების შემთხვევაში დასაშვებია შემსრულებელი გაეცნოს მის შინაარსს დაწესებულების ხელმძღვანელობის მიერ განხილვამდე.
5.7. კორესპონდენცია საჯარო ინფორმაციის მოთხოვნით, ან კორესპონდენცია, რომელიც მოითხოვს სასწრაფო რეაგირებას, ადრესატს წარედგინება რეგისტრაციის შემდეგ დაუყოვნებლივ არაუგვიანეს მეორე დღისა;
5.8. ხელმძღვანელის მიერ განხილული კორესპონდენცია სათანადო რეზოლუციით უბრუნდება კანცელარიას (საქმეთამმართველს) და რეზოლუციის შესაბამისად გადაეცემა კორესპონდენციის შესრულებაზე პასუხისმგებელ პირს.
5.9. დოკუმენტზე მუშაობის დამთავრებისას, პირველი გვერდის ქვედა მინდორზე ან, თუ ამის საშუალება არ არის, ცალკე ფურცელზე შემსრულებელი აკეთებს მოკლე ჩანაწერს დავალების შესრულების შედეგების შესახებ და წარუდგენს კანცელარიას (საქმეთამმართველს) საქმეში ჩასაკერებლად.
5.10. გაგზვნილი დოკუმენტის ასლი ინახება კანცელარიაში.

მუხლი 6. ბრძანებების რეგისტრაცია
6.1. ბრძანების პროექტს ადგენს საქმეთამმართველი, რომელსაც წარუდგენს კოლეჯის დირექტორს.
6.2. ბრძანება შინაარსის მიხედვით იყოფა სამ ჯგუფად: საკადრო ბრძანებები, ბრძანებები ძირითად საქმიანობაზე, სასწავლო პროცესის მარეგულირებელი ბრძანებები.
6.3. ბრძანების ტექსტი შედგება სამი ნაწილისაგან. პირველ - საერთო ნაწილში მოცემულია ინფორმაცია თუ რის შესახებაა დოკუმენტი, მეორე ნაწილში აღინიშნება ბრძანების მიღების სამართლებრივი და ფაქტობრივი გარემოებები, მესამე ნაწილი იწყება სიტყვით ”ვბრძანებ” და მოიცავს კონკრეტულ გადაწყვეტილებას ამა თუ იმ ქმედების განხორციელებასა თუ ქმედების განხორციელებისაგან თავის შეკავების თაობაზე - სტრუქტურული ერთეულის მითითებით.
6.4. ბრძანების ტექსტი იბეჭდება დადგენილი ფორმის ბლანკზე, რომლის უკანა მხარეს დაიტანება ვიზირება როგორც უშუალოდ შემსრულებლის, ასევე შემსრულებელი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელის.
6.5. ბრძანების ამონაწერი.  
6.5.1. ბრძანების ამონაწერი არის ბრძანების ნაწილის ზუსტი გადმოცემა ამ ინსტრუქციით დადგენილი ბრძანების რეკვიზიტების დაცვისა და რექტორის ხელმოწერის გარეშე.
6.5.2. ბრძანების ამონაწერი შეიცავს ბრძანების განკარგულებით ნაწილის ამონარიდს იმ პირთან მიმართებაში, რომელმაც მოითხოვა ამონაწერის გაცემა, ან ვის პირად საქმეში განსათავსებლადაც არის საჭირო.
6.5.3. ბრძანების ამონაწერში მიეთითება იმ ბრძანების რეკვიზიტები, რომლის ამონარიდსაც წარმოადგენს იგი. ბრძანების ამონაწერი მოწმდება კოლეჯის ბეჭდით.

მუხლი 7. ხელშეკრულების აღრიცხვა
7.1. ხელშეკრულებები აღირიცხება სპეციალურ სარეგისტრაციო ჟურნალში.
7.2. თითოეულ ხელშეკრულებას ენიჭება ინდივიდუალური ნომერი, რომელიც შედგება ხელშეკრულების სახის ასობრივი აღნიშვნისაგან - ,,შ“ - შრომითი ხელშეკრულებებისათვის, სასწავლო ხელშეკრულებებისათვის - ”ს” , ,,ფ“ - ფინანსური სახის ხელშეკრულებისათვის, ”ი” სხვა სახის ხელშეკრულებისათვის, შემდგომ დაისმის დახრილი ხაზი, ხოლო დახრილი ხაზის შემდეგ, კალენდარული წლის განმავლობაში რიგითი ნომერი.
7.3. სარეგისტრაციო ჟურნალში ხელშეკრულების რეგისტრაციისას ამ მუხლის 2 პუნქტით განსაზღვრული რეკვიზიტების გარდა მიეთითება რიგითი N, თარიღი, ხელშეკრულების ნომერი, ხელშეკრულების საგანი, ხელშეკრულების მოქმედების ვადა, ხელშეკრულებაზე პასუხისმგებელი პირი, პასუხისმგებელი პირის ხელისმოწერა;

მუხლი 8. დოკუმენტების შედგენა, გაფორმება და გაგზავნა
8.1. დოკუმენტების შედგენისა და გაფორმების დროს, დაცული უნდა იქნეს შემდეგი მოთხოვნები:
ა) სამსახურებრივი დოკუმენტის შინაარსი უნდა იყოს მოკლე, გასაგები, არგუმენტირებული, ზუსტი და ერთმნიშვნელოვანი;
ბ) კოლეჯის დირექტორის ხელმოსაწერი დოკუმენტი ვიზირებული უნდა იყოს საქმეთამმართველის მიერ, რომელმაც მოამზადა წერილის პროექტი და მითითებული იყოს იმ პირის გვარი და სახელი, რომელმაც დოკუმენტი მოამზადა.
გ) გასაგზავნი დოკუმენტის ვიზირება ხდება დოკუმენტის ასლზე, განკარგვითი ხასიათის დოკუმენტებისა და სხვა შიდა დოკუმენტებისა ბოლო ფურცლის, ქვედა ნაწილში. მომზადებული და შეთანხმებული პროექტები საბოლოო გაფორმებისათვის ბარდება კანცელარიას (საქმეთამმართველს).
8.2. თუ დოკუმენტი ეგზავნება თანამდებობის პირს, მარჯვენა ზედა კუთხეში მიეთითება ადრესატის თანამდებობა ან ორგანიზაციის დასახელება.
8.3. განკარგვითი ხასიათი დოკუმენტის დანართს ზედა მარჯვენა კუთხეში უკეთდება აღნიშვნა დოკუმენტის ნომრისა და თარიღის ჩვენებით. დოკუმენტის ასლი უნდა დამოწმდეს შემდეგი "ასლი დედანთან სწორია" ბეჭდით და ხელმოწერილ იქნეს საქმეტა მმართველის მიერ;
8.4. დასამტკიცებელ დოკუმენტს პირველ გვერდზე, მარჯვენა ზედა კუთხეში უკეთდება დამტკიცების გრიფი. თუ დოკუმენტი მტკიცდება განკარგვითი აქტით და დოკუმენტს ამტკიცებს კოლეჯის დირექტორი,  დამტკიცების გრიფი შედგება შემდეგი სიტყვებისაგან: "დამტკიცებულია", თანამდებობა, ხელმოწერა, ხელმომწერის ინიციალი, გვარი და თარიღი, განკარგვითი დოკუმენტის დასახელების, მისი ნომრისა და თარიღისაგან;
8.5. ბლანკზე დასატანი ინფორმაცია მზადდება კოლეჯის დირექტორის მითითებით;
8.6. ბრძანების ბლანკზე დატანილი ბრძანება იგზავნება კოლეჯის დირექტორთან ხელმოსაწერად. ხელმოწერილი ბრძანება ტარდება ბრძანებების რეგისტრაციის ჟურნალში.
8.7. ბრძანებაზე ნომრისა და თარიღის დასმის შემდეგ, სარეგისტრაციო ჟურნალში შეიტანება ინფორმაცია: ბრძანების თარიღი, სარეგისტრაციო ნომერი, შინაარსი, ფურცლების რაოდენობა, შემსრულებლის მონაცემები (სახელი გვარი) ხელმოწერა და საქმის ნომერი რომელშიც ჩაკერებულია ბრძანება;
8.8. კოლეჯში გამოცემული ყველა ბრძანება აღირიცხება ერთ სარეგისტრაციო ჟურნალში;
8.9. ბრძანებების აღრიცხვა იწყება წლის დასაწყისში. ბრძანებები კანცელარიის და სტუდენტთა რეგისტრაციის სამსახურში ინახება 3 წლის ვადით, რის შემდეგაც სათანადო წესით ბარდება არქივს.

მუხლი 9. დავალებათა გაფორმება
9.1.შემოსულ დოკუმენტებზე სტუქტურული ერთეულებს რეზოლუციის სახით დავალებებს აძლევს კოლეჯის დირექტორი.
9.2. სტრუქტურული ერთეულის უფროსები რეზოლუციის სახით დოკუმენტის შესრულებაზე დავალებებს აძლევენ მხოლოდ თავიანთ თანამშრომლებს.
9.3.დავალებები, რომლებიც სრულდება რამდენიმე სტრუქტურული ქვედანაყოფის მიერ, გადაეცემათ მათ რიგრიგობით ან ერთდროულად ასლების მეშვეობით. დოკუმენტების გამრავლების აუცილებლობასა და ასლების რაოდენობას განსაზღვრავს დოკუმენტის შესრულებისათვის პასუხისმგებელი პირი.
9.4.ხელმოწერილი დავალება დოკუმენტებთან ერთად უბრუნდება კანცელარიას რეგისტრაციისათვის, გაფორმებისა და დაგზავნისათვის. ადრესატებს ეგზავნებათ შესაბამისი დოკუმენტების დამოწმებული ასლები. დედნები ინახება კანცელარიში;
9.5.კოლეჯის დირექტორის ბრძანებების და მისი დავალებების შესრულების კონტროლს ახორციელებს საქმეთამმართველი.
9.6.მოქალაქეთა წერილებთან დაკავშირებით გაცემულ დავალებებს ამავე წესით აფორმებს და აგზავნის საქმეთამმართველი.

მუხლი 10. დოკუმენტებისა და დავალებების შესრულების კონტროლი
10.1. კოლეჯის დირექტორის ბრძანებების დავალებების შესრულების კოტროლს ახორციელებს საქმეთამმართველი.
10.2. დოკუმენტის შესრულების ვადა მითითებული უნდა იყოს რეზოლუციის ტექსტში და ის აითვლება მისი ხელმოწერის დღიდან.

მუხლი 11. ინფორმაციის გაცემის უფლება
11.1. საქმეთამმართველი კოლეჯის თანამშრომლებზე გასცემს დოკუმენტებზე მუშაობის  აუცილებელ ზეპირ ინფორმაციას. კერძოდ:
ა) კანცელარიის სამსახურში შემოსულ ნებისმიერ დოკუმენტზე:
ბ) დოკუმენტის შესრულების მდგომარეობას და გასული კორესპონდენციის დაგზავნის შესახებ;
გ) დირექტორის ბრძანებების თაობაზე (ვინ მოამზადა, ვის დაეგზავნა);
დ) დანიშვნა-განთავისუფლების ბრძანებების თაობაზე;
ე) დავალებების შესრულების მდგომარეობის შესახებ;
ვ)კანცელარიის სამსახურში შემოსულ მოქალაქეთა წერილებზე რეაგირების მდგომარეობაზე;
ზ) არქივში გადაცემული დოკუმენტების თაობაზე;
თ) დოკუმენტებზე მუშაობასთან დაკავშირებულ ცალკეულ საკითხებზე;

მუხლი 12. არქივი
12.1. საარქივო დოკუმენტების დროული მიღების, მათი აღრიცხვის, დაცვის უზრუნველყოფის, მოწესრიგებისა და გამოყენების, მუდმივი აღრიცხვის, დაცვის უზრუნველყოფის, მოწესრიგებისა და გამოყენების, მუდმივი შენახვისათვის გადასაცემად მომზადების მიზნით დაწესებულებაში იქმნება არქივი.
12.2. არქივის მუშაობის ძირითადი მიზანია სტრუქტურულ დანაყოფებში საქმისწარმოებით დამთავრებული დოკუმენტების აღრიცხვა, დაცვა, საჭიროებისამებრ გამოყენება, საქმისწარმოების მიმდინარეობაზე კონტროლის ორგანიზება, შემოსული დოკუმენტების მკაცრი აღრიცხვა და კომპიუტერულ ბაზაში შეტანა.
12.3. არქივში დოკუმენტბრუნვის ორგანიზება და დოკუმენტების ფორმების უნიფიცირება.

მუხლი 13. დასკვნითი დებულებანი
13.1  ,,საქმისწარმოების ერთიან წესს" ბრძანებით ამტკიცებს კოლეჯის დირექტორი.
13.2 ,,საქმისწარმოების ერთიან წესში" ცვლილებებისა და დამატებების შეტანა ხდება კოლეჯის  დირექტორის ბრძანებით.